Factuur maken?

Dit moet je weten....

“the proof of the pudding is in the eating” hoor je regelmatig zeggen.

Een pudding mag er nog zo mooi en lekker uitzien, waar het werkelijk om gaat, is dat hij lekker smaakt. Er is maar één manier om daar achter te komen: hem eten.

Lever jij als zelfstandige een prima dienst of product af, dan moet daar een correcte betaling tegenover staan. De weg erheen is uitgestippeld met een aantrekkelijke offerte en een correcte en waterdichte factuur. Maar hoe werkt het in de praktijk? 

Factureren, … simpel!

Stuur je een factuur alleen op wanneer je werk achter de rug is? Eerst hard werken en dan vergoeden? Nee wacht, wat dan met een voorschot?

Nee. Je stuurt je factuur op basis van je afspraken in je overeenkomst, vaak de goedgekeurde offerte.  Stop dus voldoende tijd in je zakelijke voorstel aan je klant of prospect. Want je kan pas aan de slag als je offerte is goedgekeurd. In een later artikel zullen we extra aandacht aan tips geven om een uitdagende offerte op te stellen.

Het geheim van een correcte factuur

Money time? Stel de factuur op volgens de regels. Anders heb je geen poot om op te staan wanneer de klant zijn staart intrekt. De kennis van die regels is nodig om een factuur op te stellen. Oók als particulieren je doelgroep zijn is dit interessant om te weten. 

Wanneer is het nodig om een factuur op te stellen?

Dat is altijd het geval wanneer je in de weer bent voor btw-plichtigen, zoals bedrijven, zelfstandigen, vzw’s en overheidsinstellingen.

Ga je aan de slag voor privépersonen – je verkoopt bijvoorbeeld via een webshop aan particulieren? Dan hoeft een factuur niet. Al bestaan ook daar uitzonderingen op de regel, zoals de verkoop en herstellingen van auto’s of auto-onderdelen, diensten rond verhuizing of meubelbewaring, werken aan gebouwen en de verkoop ervan.

Mag je factuur afwijken van je offerte?

Volgens de wet worden offertes opgemaakt “in de context van” de algemene voorwaarden. Wat in de overeengekomen algemene voorwaarden staat, is dus doorslaggevend. Het aanvaarden van een offerte – expliciet door de ondertekening ervan, impliciet door de werken te laten uitvoeren – betekent dat de klant akkoord gaat met de algemene voorwaarden die vernoemd staan in het voorstel.

Wat moet er op een factuur staan?

Natuurlijk:

  • je eigen bedrijfsnaam
  • het adres van je bedrijf
  • je rechtsvorm
  • je bankrekeningnummer
  • je btw-nummer

Niet verplicht, wel aanbevolen:

  • je algemene verkoopsvoorwaarden
  • een vervaldatum met een titel betalen voor erbij
  • een bedankje zoals “Bedankt voor het vertrouwen. We staan altijd klaar voor u.” 
  • ook altijd meegenomen: een oproep om je zaak te volgen op sociale media of een link naar Google om een review achter te laten.

Vergeet niet:

  • de gegevens van de klant: officiële naam, adres en btw-nummer
  • factuurdatum en leverdatum van je dienst of product
  • volgnummer: de nummers van je facturen moeten ononderbroken oplopen
  • omschrijving van elke dienst
  • eenheidsprijs: per uur, per stuk, per meter,…
  • de zogenaamde “maatstaf van heffing”: het totaalbedrag exclusief de btw
  • het btw-tarief – afhankelijk van je activiteit is dat 6%, 12% of 21% – en het totaalbedrag van de btw
  • de totaalprijs: maatstaf + btw
  • het gerechtelijk arrondissement waartoe je zaak behoort. Heb je een vennootschap? Vermeld dan de rechtbank van koophandel van je regio.
  • eventuele kortingen trek je af van het totaalbedrag, exclusief de btw.

Cruciaal: de btw op je factuur

De BTW of de belasting op toegevoegde waarde is van cruciaal belang op de factuur. Een verplichting die correct moet zijn! Eerst en vooral moet je weten welk tarief voor jou van toepassing is. Is dat de gangbare 21%? Of val je onder de uitzonderingen van 12%, 6% of zelfs 0%?

Vermeld op de factuur altijd de bedragen exclusief btw. Dat is de prijs die je werkelijk aanrekent aan de klant. Daaronder vermeld je dan het btw-tarief en het btw-bedrag.

Heb je bepaalde goederen of diensten gratis geleverd? Dan vermeld je dit best niet op de factuur. Anders kan het gebeuren dat jij zelf de btw moet betalen.

Reken geen btw op je facturen naar het buitenland!
Er gelden andere regels voor goederen of diensten, voor binnen of buiten de EU, voor particulieren of bedrijven. Vermeld bijvoorbeeld op een factuur naar Nederland de volgende regel: “Vrijgesteld van BTW volgens: Art. 21 paragraaf 2 WBTW”

Je eerste factuur

Maak je jouw allereerste factuur voor je allereerste klant? En weet je niet precies hoe je eraan moet beginnen?

Je boekhouder of accountant geeft je graag advies of kies een toepassing om deze mee te maken. de hedendaagse systemen zoals Empresa Business Software zullen zich snel terugbetalen. 

Eén geheim kunnen we je alvast verklappen: je hoeft niet per se met het volgnummer 1 te beginnen. Een klant hoeft niet te weten dat hij de spits afbijt. De nummers van je facturen moeten wél correct op elkaar opvolgen.

Soorten facturen

Standaard factuur

  • basisfactuur met alle belangrijke informatie
  • kan dienen voor verschillende transacties in verschillende sectoren
  • de meest gebruikte factuur

Periodieke factuur of tussentijdse factuur

  • wordt tussentijds verstuurd bij grote en langdurige projecten, wanneer vooruitgang is geboekt.
  • zo kan het bedrijf werknemers betalen tijdens de werken.
  • wordt vaak gebruikt in de bouwsector.

Factuur op basis van werkbonnen of timesheets

  • wordt gebruikt door dienstverlenende bedrijven die uren aanrekenen in plaats van een product.
  • factureren op basis van gepresteerde uren wordt vaak uitgevoerd door consultancy bureaus en vrije beroepen.
  • op basis van een vast uurtarief en het aantal uren dat het project kost.
  • bij deze vorm van facturatie is het belangrijk om je werk niet te onder- of overschatten.
  • wordt gebruikt voor creatieve jobs, waarbij niet vooraf vaststaat hoeveel tijd het project zal vragen.

Recurrente factuur, onderhoudsfactuur of abonnementsfactuur

  • wordt periodiek opgesteld, vaak per maand.
  • vaak gebruikt in de IT – sector voor abonnementen op een cloudsysteem voor facturatie of in de verhuursector, bijvoorbeeld voor de huur van gereedschap of kantoorruimte.

Commerciële factuur

  • speciale factuur voor buitenlandse handel, gebruikt om goederen te verzenden tussen landen.
  • bevat contactgegevens van de koper en verkoper, verkochte items, de kostprijs van de items en de verschuldigde belastingen.
  • vermeldt ook het carrier-identificatienummer, het land van herkomst, een geharmoniseerde code voor elk artikel en een verklaring dat elke factuur authentiek is.
  • wordt enkel gebruikt voor douaneaangifte wanneer een product de grenzen oversteekt.

Pro-formafactuur of voorschotfactuur

  • geeft de koper een idee van de kost van een product of dienst.
  • wordt door de verkoper gebruikt om bepaalde goederen of diensten tegen de geschatte prijs te leveren.
  • kan soms ook dienen als aanbetaling voor het geschatte projectbedrag.
De voorschotfactuur
  • vaak gebruikt in de bouwsector, bijvoorbeeld om voor begin van de werken al 50% aan te rekenen.
De pro-formafactuur
  • kan dienen om, na aanvaarding van de offerte door je klant, vergunningen te regelen voor import of export van de te bestellen goederen. Soms is dit document ook nodig voor de aanvraag van een L/C of een transportverzekering.
  • is geen officiële factuur, en je klant neemt deze ook niet op in zijn boekhouding. Je kan een pro-formafactuur naar je klant versturen samen met je verkoopsvoorwaarden, om het order te bevestigen.
  • op dit document staat duidelijk het woord “pro-forma” vermeld.
  • bevat net als de factuur alle details van de transactie, maar is geen vraag tot betaling.
  • kan bij internationale transacties verplicht zijn door het land van invoer. Zo baseert de douane zich op dit document om de waarde te kennen van goederen waarbij geen betaling dient te gebeuren, zoals stalen en monsters, tijdelijke uitvoer, kosteloze onderdelen en garantie- en vervangleveringen.

Facturatie op basis van nacalculatie

  • is gebaseerd op de diensten die daadwerkelijk voor de klant worden gepresteerd
  • het bedrag hangt af van de hoeveelheid werk die gepresteerd wordt, niet van de ingeschatte tijd of benodigde tijd die vereist is om het project af te werken.
  • wordt gebruikt als je de waarde van een dienst of product op voorhand niet kan bepalen.

Facturatie op basis van een vaste prijs

  • geschikt voor projecten met duidelijk omschreven verwachtingen.
  • helpt jou om een vaste prijs voor het project te berekenen.
  • wordt vaak gebruikt voor kmo’s en freelancers om aan de klant vooraf de zekerheid te geven dat aan de prijsverwachting wordt voldaan.

Fout in je factuur? Boete + creditnota.

Vergeet je een verplichte vermelding op je factuur? Dan zwaait de overheid met een administratieve boete:

  • € 25 per factuur (met een minimum van € 50 en een maximum van € 500) bij je eerste overtreding, op voorwaarde dat deze niet bewust is en de Schatkist geen schade berokkent;
  • € 50 per factuur (met een maximum van € 250) bij andere eerste overtredingen;
  • € 125 per factuur (met een maximum van € 1.250) bij je tweede overtreding;
  • € 250 (met een maximum van € 5.000) bij volgende overtredingen.

In plaats van deze boetes kan de overheid ook een proportionele geldboete opleggen wanneer je factuur een fout bevat:

  • in het identificatienummer, de naam of het adres van jezelf of de klant;
  • In de aard, hoeveelheid of prijs van de geleverde goederen of diensten.

Deze boete bedraagt dan maximaal 200% van de verschuldigde btw.

Een foute factuur vlak je weer uit met een creditnota. Daar voeg je eventueel een nieuwe – dit keer correcte – factuur aan toe.

Reserveer één dag per maand – bij voorkeur in de eerste week – om je administratie bij te spijkeren.

Wanneer moet je factuur de deur uit?

De regel is simpel: zo snel mogelijk nadat je jouw product of dienst leverde. Vaak heb jij zelf behoorlijk wat kosten aan het begin van elke maand. Dan is het mooi meegenomen dat je daar de centen voor hebt.

De uiterste datum om je factuur te versturen is de 15de dag van de maand volgend op de levering van je product of dienst. 

Ook de btw heeft zijn eigen regelmaat. Die is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je jouw product of dienst leverde. Bijgevolg moet je deze doorstorten in die maand of dat kwartaal. Dat gebeurt via je btw-aangifte – je boekhouder weet er alles van.

De btw van een voorschotfactuur is opeisbaar in de maand of het kwartaal waarin je klant het voorschot betaalde.

Belangrijk: talm je met facturen op te maken? Of stort je de btw te laat door? Dan zwaait de overheid met – je raadt het al – boetes en verwijlintresten.

Een voorbeeld maakt veel duidelijk

Stel: op 25 mei maak je de keuken voor een klant.

  • Je hebt tot 15 juni om je factuur op te stellen en te versturen. Al doe je dat het best zo snel mogelijk na het beëindigen van de werken.
  • De btw neem je op in de aangifte van de maand mei (als je met maandaangiftes werkt) of van het tweede kwartaal (bij kwartaalaangiftes).
  • Verstuurde je begin maart een voorschotfactuur, die de klant betaalde op 20 maart? Dan stort je de btw door in de maand maart of het eerste kwartaal. Betaalde de klant begin april? Dan stop je de btw in de aangifte van de vierde maand of het tweede kwartaal.
 

Hoeveel tijd heeft je klant om te betalen?

Stuur je de factuur naar een andere zelfstandige of onderneming? Deze heeft 30 dagen de tijd, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Uiteraard kan je samen een andere termijn afspreken. Een tip: zet dat op papier, zoals met alle goede afspraken.

Bij facturen voor particulieren bestaat geen vaste termijn. De wet spreekt van een redelijke termijn, die in de praktijk neerkomt op één tot twee weken. Ook hier een gratis tip: bepaal zelf een redelijke betalingstermijn in je algemene voorwaarden. Zo vermijd je misverstanden en mistoestanden.

Tips om onbetaalde facturen te vermijden:

  • Laat je klanten vooraf betalen
    Het klinkt simpeler dan het is om je klant vooraf te laten betalen. Soms ligt het namelijk heel moeilijk. De klant wil graag de zekerheid of het is complex om te bepalen wat het exacte bedrag zal zijn. In dit laatste geval zou je kunnen werken met een voorschotfactuur.
  • Korting bij snelle betaling
    Wat heel effectief kan werken is een kleine korting van enkele procenten om je klant sneller over te halen tot betaling. Zorg ervoor dat je dan wel in je algemene voorwaarden dit ook goed afdekt. Systemen zoal Empresa Business software gaan hier ook een goede oplossing voor bieden.
  • Nalatigheidsboetes en aanmaningskosten
    Een beetje minder leuk maar zeker effectief is om je herinneringen te voorzien met of met de dreiging van nalatigheidsboetes en aanmaningskosten.
  • Stuur regelmatig informatieve updates door van je vorderingen
    Als je regelmatig op schrift met je klant communiceert – dit kan zeker digitaal in een klantenportal of per mail gebeuren – wat de vorderingen van je werkzaamheden zijn dan wordt het voor de klant achteraf moeilijker om over de hoogte van het bedrag te discussiëren. Als je helemaal zeker wil zijn maak je gebruik van werkbonnen met daarop uren en materiaal vermeldingen en laat je deze accorderen. Ook hiervoor hebben toepassingen zoals Empresa Business Software perfecte oplossingen

Wat doe je als een klant toch niet betaalt?

De minnelijke invordering

Stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering. In een beleefde brief, e-mail of zelfs WhatsApp vraag je om de factuur te betalen. Verzuur de verstandhouding niet door te zwaaien met dreigementen of advocaten. Misschien belandde jouw factuur gewoon op het verkeerde bureau. Bewaard deze herinnering overigens goed. Deze kan later echt goed van pas komen.

Leveren jouw vriendelijke herinneringen, telefoontjes en zelfs bezoekjes alleen loze beloftes op? Dan is de tijd rijp voor een echte aanmaning, de zogenaamde ingebrekestelling. Zorg er wel voor dat je die aangetekend verstuurt of indien dit digitaal plaatsvindt zorg je voor een leesbevestiging of openingslogging. 

Soms kan het een goed idee zijn om een afbetalingsplan voor te stellen in je ingebrekestelling. Zo krijg je stukje bij beetje je geld te zien. Kies ook hier voor zekerheid, en zorg dat je het totaalbedrag kan opeisen als je klant het plan niet naleeft.

Lukt het met een ingebrekestelling nog niet? Dan kan je overwegen om een tweede ingebrekestelling te sturen. Dit is juridisch niet verplicht. Bovendien geef je een zwak signaal, omdat je niet tot actie overgaat. Het heeft beslist meer effect om hulptroepen op te trommelen: een advocaat of een incassobureau.

De gerechtelijke invordering

Kom je niet verder met de minnelijke invordering, dan kan je nog één ding doen: een procedure voor de Ondernemingsrechtbank die vermeld staat in je algemene voorwaarden. Sta je in je gelijk, dan zal de gerechtsdeurwaarder met het vonnis de klant dwingen tot betaling, desnoods door beslag te leggen op zijn goederen.